制度と運用

マイナンバー・個人情報を含む書類をスキャンするときの確認点

個人情報保護委員会のガイドラインに沿って、スキャンデータの保管範囲・廃棄・安全管理措置とスキャナーの設定を整理します。

公開 2026-10-12・更新 2026-10-12 / 編集：AI Mediaz

マイナンバーの写しは「保管できる範囲」が限られている

個人情報保護委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」では、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報（個人番号を含む個人情報）を収集・保管してはならないとされています。スキャンした画像やPDFとして保存する場合も、保存してよい範囲をこの制限に沿って考える必要があり、マイナンバーが写った書類を「念のため全部スキャンしておく」運用は見直しの対象になります。具体的な判断は委員会のQ&Aで確認してください。

同ガイドラインは、事務を処理する必要がなくなり、所管法令で定められた保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄または削除しなければならないとしています。スキャンデータの保存先・保存期間・削除手順を、紙の書類と同じように決めておくことが前提です。

安全管理措置とスキャナーの設定

ガイドラインの別添では、安全管理措置として組織的・人的・物理的・技術的な措置が挙げられ、物理的安全管理措置には「機器及び電子媒体等の盗難等の防止」「電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止」「個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄」が含まれています。スキャナーの運用では、たとえば次の点を確認します。